Phòng tổ chức hành chính - Bệnh viện VPMED

Mục lục

I. Chức năng

Phòng TCHC là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Chủ tịch HĐQT, Ban giám đốc về toàn bộ công tác tổ chức cán bộ, công tác hành chính, quản trị, công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Bệnh viện, công tác đối nội, đối ngoại của Bệnh viện.

II. Nhiệm vụ

1. Công tác nhân sự

1.1 Hoạch định nguồn nhân lực

Tham mưu xây dựng cơ cấu tổ chức, vận hành bộ máy nhân sự.
Xây dựng, hoạch định nguồn nhân lực, quy hoạch cán bộ ngắn hạn, dài hạn.
Tham mưu đề xuất chính sách và lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực định kỳ hàng năm.
Định biên nhân sự, đánh giá tình hình nguồn nhân lực, thống kê nhu cầu đào tạo theo đề xuất của các khoa, phòng.
Dự báo nhu cầu nhân lực tương lai (định kỳ 3-6 tháng) trên cơ sở những quy trình vận hành đã được thiết lập, những thay đổi và nhân tố khác.
Theo dõi đánh giá tình hình biến động nguồn nhân lực.

1.2 Tuyển dụng

Xây dựng quy trình, chính sách tuyển dụng cho từng nhóm đối tượng lao động: toàn thời gian, bản thời gian, hợp tác chuyên môn, cộng tác viên, lao động theo mùa vụ…
Xây dựng bộ công cụ sàng lọc, đánh giá ứng viên…
Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng, liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng cao để phục vụ cho nhu cầu tuyển dụng.
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đăng tuyển.
Xây dựng bản mô tả công việc và yêu cầu công việc cho từng vị trí cụ thể.
Tiếp nhận, sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên, lập danh sách tham gia phỏng vấn, đặt lịch phỏng vấn.
Tiến hành phỏng vấn: Tổ chức nhân sự – Lãnh đạo – Cố vấn chuyên môn – Đàm phán lương, chế độ, điều kiện làm việc…
Thông báo kết quả ứng tuyển cho ứng viên, thư mời thử việc, thư từ chối…
Xây dựng và phổ biến chương trình hội nhập cho nhân viên mới.
Theo dõi, đánh giá nhân sự sau thử việc
Ký hợp đồng lao động, hợp tác chuyên môn
Đăng ký lao động theo quy định của pháp luật
Quản lý, lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên
Báo cáo tăng/giảm nhân lực

1.3 Đào tạo phát triển nguồn nhân lực

Tham mưu xây dựng chiến lược, kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực cho các khoa/phòng.
Xây dựng quy trình, nội dung đào tạo hội nhập, đào tạo nội bộ, hướng dẫn nội quy, quy chế, văn hoá doanh nghiệp cho nhân viên mới.
Tổ chức các phong trào thi đua, các chương trình học tập tạo ra sự gắn kết giữa các khoa phòng trong toàn bệnh viện.

1.4 Chính sách, chế độ, phúc lợi

Xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, chính sách tiền lương – phụ cấp, chế độ phúc lợi – đãi ngộ, khen thưởng – kỷ luật, chế độ bảo hiểm, thuế thu nhập và các chính sách khác của công ty.
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc (KPI) cho từng vị trí, cấp bậc.
Tham mưu xây dựng các tiêu chí thi đua, quy trình đánh giá nhân viên hàng tháng.
Thực hiện công tác chấm công, theo dõi, tổng hợp lịch nghỉ phép, nghỉ việc riêng, thời gian làm việc, lịch làm việc… của các khoa, phòng. – Xây dựng kế hoạch nghỉ lễ tết cùng chế độ cho toàn thể cán bộ, nhân viên bệnh viện.
Theo dõi và thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ, chính sách của Nhà nước, ngành y tế, công ty liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của cán bộ nhân viên: BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, nghề nghiệp, hưu trí, thôi việc, …
Xét nâng lương, đề bạt, thi đua, khen thưởng.
Tham gia công tác công đoàn, tổ chức các sự kiện các ngày lễ, hiếu, hỷ, thăm hỏi động viên các gia đình cán bộ, nhân viên khi cần.
Giải đáp các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên.
Xử lý tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động.

2. Công tác hành chính quản trị

2.1 Công tác văn thư lưu trữ

Tiếp nhận công văn đi và đến phân loại báo cáo lãnh đạo để chỉ đạo, quản lý con dấu và tài liệu đến Bệnh viện.
Tổ chức tốt công tác quản lý có hệ thống các công văn đi và đến của Bệnh viện, hệ thống bảo quản, lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của Bệnh viện.
Photo, đánh máy, scanner tài liệu theo chỉ đạo của lãnh đạo.

2.2 Công tác quản trị hành chính

Phối hợp với Công an phường Hải Tân, công an 113 của thành phố Hải Dương để giải quyết các vụ việc gây rối, bệnh nhân tử vong không có người nhận để giải thủ tục và bàn giao người bệnh đúng quy định.
Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm định máy móc theo quy định và giải quyết các trường hợp phát sinh kịp thời để đảm bảo hoạt động của Bệnh viện.
Quản lý toà nhà, bố trí nhân lực thường trực điện, nước, oxy, khí nén, điều hoà,… đảm bảo hoạt động của Bệnh viện.
Quản lý và điều động xe cứu thương, hướng dẫn sử dụng đồ đạc trên xe cứu thương, bảo dưỡng định kỳ, đăng kiểm xe. Lập nhật ký theo dõi hành trình đổ xăng, dầu cho xe và quản lý xe.
Bảo quản toàn bộ máy móc, trang thiết bị của Bệnh viện, hệ thống oxy khí nén phải có danh sách và kế hoạch dự trù oxy theo quy định. Kết hợp với phòng Tài chính – kế toán kiểm kê tài sản của bệnh viện hàng năm, chậm nhất vào ngày 31.12 phải xong. Các máy móc, công cụ dụng cụ của Bệnh viện phải có dán tem ghi rõ ngày nhập và hướng dẫn sử dụng.
Lập kế hoạch dự trù văn phòng phẩm cho các khoa, phòng hàng tháng, quản lý nhằm tiết kiệm, tránh lãng phí.
Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các chương trình hội nghị, hội thảo của Bệnh viện.
Tổ chức tập huấn phòng cháy, chữa cháy, an toàn lao động của Bệnh viện luôn đảm bảo đúng quy định.
Phối hợp với khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn để giám sát và theo dõi trong công tác vệ sinh môi trường và rác thải, nước thải, cảnh quan nội, ngoại viện. Tổ chức phun thuốc muỗi hàng năm.
Lập file quản lý, theo dõi các hợp đồng của đối tác thường xuyên như Công ty cây xanh và môi trường đô thị, Công ty xử lý về rác thải, Cơ quan quản lý về kiểm định và đo an toàn bức xạ hàng năm. Công ty vệ sinh, Công ty nước sạch, công ty điện lực, các nhà mạng, chuyển phát nhanh,…
Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa phòng trong Bệnh viện theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính.
Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của các khoa, phòng tiết kiệm giấy, mực in trong toàn Bệnh viện.
Quản lý nhà cửa, kho tàng vật tư, thiết bị thông dụng của Bệnh viện.
Bố trí nhân lực rà soát bảng chấm công máy và tay, xác nhận ngày công của NLĐ để gửi cho kế toán tiền lương, lập bảng lương hàng tháng, quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.
Quản lý theo dõi hàng ngày nhân lực ra vào tại bệnh viện, theo dõi nhân lực đi làm hàng ngày tại các khoa, phòng.
Thường xuyên nhắc nhở đội ngũ bảo vệ trông giữ xe đảm bảo an toàn, bảo vệ chung toà nhà, thường xuyên đi tuần kiểm tra, đôn đốc.
Nhắc nhở các khoa, phòng tiết kiệm điện, tắt điện, khoá cửa khi hết giờ làm việc, theo dõi kiểm tra hàng ngày.
Tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất việc trực, thực hiện nhiệm vụ của các khoa, phòng, bộ phận, các lãnh đạo, lãnh đạo khoa, phòng, bộ phận, lập biên bán các vi phạm chuyển phòng Tài chính kế toán xử phạt theo quy định.

3. Công nghệ thông tin

Xây dựng quy chế, quy định liên quan đến hoạt động công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin theo đúng quy tắc, tiêu chuẩn, giải pháp công nghệ thông tin hiện hành.
Thực hiện công tác thu thập, lưu trữ, xử lý và đảm bảo an toàn thông tin nội bộ bệnh viện.
Quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành bệnh viện.
Xây dựng, thiết kế, lập kế hoạch triển khai, nâng cấp phần mềm hỗ trợ khám chữa bệnh phù hợp với từng giai đoạn phát triển của bệnh viện. Bảo trì, khắc phục sự cố và hướng dẫn hỗ trợ người sử dụng phần mềm một cách thành thạo.
Lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa, nâng cấp, mua mới các thiết bị vi tính, mạng phục vụ cho công việc hàng ngày của các khoa, phòng.
Lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy tính, mạng LAN, mạng nội bộ, thiết bị viễn thông, thiết bị an ninh… cho Công ty.
Hỗ trợ người sử dụng các vấn đề liên quan về sử dụng máy, các phần mềm của Công ty. Phân quyền truy cập cho các máy theo yêu cầu của người có thẩm quyền nhằm đảm bảo các máy được truy cập mạng đúng quyền hạn cho phép.

4. Quản lý vật tư – trang thiết bị

Tham gia mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý vật tư, trang thiết bị y tế theo đề nghị của các khoa/phòng và chỉ đạo của CTHĐQT.
Xây dựng phương án lắp đặt các máy, TTB đã được mua sắm cho các khoa, phòng.
Giới thiệu các loại vật tư chuyên dùng và các trang thiết bị y tế để các khoa xem xét và dự trù, tổng hợp các đề xuất để trình CTHĐQT phê duyệt, cung ứng kịp thời cho các khoa, phòng.
Kiểm tra định kỳ, đột xuất, giám sát quá trình sử dụng, bảo quản máy móc – TTBYT của các khoa, phòng, tiến hành bão dưỡng đúng kỳ hạn. Mỗi lần kiểm tra, bảo dưỡng, phải ghi chép đầy đủ nhận xét vào số bảo dưỡng hoặc hồ sơ lý lịch máy.
Phối hợp với phòng TCKT tổng kiểm kê máy móc – TTB theo quy định hằng năm.